Ce poste est à pourvoir à VILLIERS SUR MARNE.
ASSISTANTE DE DIRECTION H/F
- Assister la direction dans la coordination globale de l’établissement, et garantir le bon fonctionnement administratif, logistique, organisationnel et financier du Conservatoire Claude Debussy – CMA.
- L’assistante de direction occupe un rôle central, véritable interface entre la direction, les équipes pédagogiques et administratives, les usagers et les partenaires institutionnels. Il ou elle veille à la fluidité de l’information, à la bonne exécution des décisions et à la coordination des actions au quotidien.
- Ce poste contribue activement à la mise en œuvre du projet d’établissement, dans une démarche d’exigence, de service public, d’innovation et de modernisation des pratiques. Il s'inscrit dans une logique de soutien au rayonnement culturel de l’établissement, de qualité de service et d’amélioration continue des process internes
Activité du poste :
Pilotage administratif et organisation générale
- Assister la direction dans la gestion quotidienne (agenda, réunions, courriers, notes, etc.)
- Organisation et suivi des réunions de la direction, groupes de travail ou comité de pilotage
- Mettre en œuvre les décisions de la direction et en assurer la transmission auprès des équipes
- Préparer les dossiers stratégiques pour les réunions internes et externes (conseils municipaux, bilans d’activités, réunions de service...)
- Mettre en place et actualiser les outils de gestion (procédures internes, tableaux de bord, bilans-)
- Assurer l’interface entre l’équipe enseignante, l’équipe administrative et la direction
- Rédaction, traitement et classement de l’ensemble des documents administratifs (courriers, notes, décisions, comptes rendus, rapports, etc.).
Gestion RH & coordination interne
- Suivre les situations administratives des agents : absences, congés, remplacements, contrats
- Participer à l’organisation du temps de travail et au suivi des heures supplémentaires
- Gérer les recrutements en lien avec la direction et les services RH de la collectivité
- Suivre les entretiens professionnels (CREP) et les plans de formation des enseignants et agents
- Veiller au respect des obligations réglementaires (RGPD, procédures internes-).
Suivi du budget et gestion financière
- Participer à l’élaboration, à l’exécution et au suivi du budget de l’établissement avec la direction
- Saisir les bons de commande et effectuer le rapprochement des factures
- Saisir et suivre les déclarations GUSO
- Enregistrer les écritures comptables liées aux opérations financières (GUSO, etc.)
- Gestion les engagements des dépenses et les crédits disponibles
- Gérer les commandes et les relations fournisseurs
- Assurer l’instruction et le suivi des subventions (DRAC, Département, Région, Métropole-)
- Gestion des droits d’auteur (SACEM / SACD)
Suivi et coordination évènementielle
- Organiser et coordonner les événements internes et externes du Conservatoire avec la direction (concerts, auditions, expositions, ateliers, etc.) ;
- Assurer la gestion logistique des événements : réservation des espaces, matériel, accueil des intervenants et du public
- Saisir les actes administratifs liées au évènements culturels (conventions, arrêtés, décisions, délibérations, notes
- Élaborer avec la direction, le rétroplanning global et suivre les échéances logistiques, administratives et budgétaires
- Suivi de la saison culturelle en lien avec la direction et les services internes (DAC, Communication, Logistique, L’E.S.C.A.L. E, -)
- Gérer les relations avec les prestataires, partenaires, intervenants extérieurs
- Assurer le suivi des plannings, des budgets et des prestataires liés aux événements
- Appui aux projets pédagogiques transversaux, EAC et partenaires extérieurs
- Participer à la rédaction des supports de communication internes et externes
- Participer à la communication autour des événements (mailing, affichage, billetterie).
Contraintes du poste :
- Poste à temps complet
- Horaires modulables selon les besoins du service (soirées, week-ends en cas de manifestation).
- Congés principalement à prendre sur les périodes de vacances scolaires
Rémunération et qualité de vie au travail :
- Statutaire + régime indemnitaire (IFSE et CIA) + prime annuelle.
- COS + participation mutuelle et prévoyance + piscine municipale gratuite pour les agents.
- Contribution à des nombreux groupes de travail transverses sur la base du volontariat.
- Restauration possible (tarif appliqué en fonction des revenus -repas préparés par notre cuisine centrale)
- 25 Congés annuels + 14 RTT (37h30 hebdomadaire)
- Politique de formation active, (individuelle et collective) évolution professionnelle.
- Forfait mobilité durable si déplacement en vélo ou voiture électrique en covoiturage
