Ce poste est à pourvoir à ARCACHON.
AGENT ADMINISTRATIF H/F
Nature de l’emploi :
Agent administratif placé sous l’autorité conjointe de la responsable du service Maison des Jeunes et du directeur de l’Ecole de Musique.
Conditions d’Exercice :
Poste à temps complet.
Période scolaire hors septembre : du mardi au samedi, travail en début de soirée
Période vacances scolaires et septembre : du lundi au vendredi.
Congés : à prendre pendant les vacances scolaires
Possibilité d’interventions ponctuelles sur d’autres sites ou créneaux horaires liés à l’activité du service. (Week-ends, soirées)
MISSIONS ECOLE DE MUSIQUE :
Suivi des dossiers famille :
- Saisie, vérification et suivi des dossiers familles Ecole de Musique logiciel E-Muse
- Elaboration, préparation et saisie des bulletins trimestriels d’appréciation école de musique : recueil des résultats aux examens et traitement pour suivi
- Transmission des éléments d’inscriptions au Guichet Unique et au Service Communication EDM
Suivi des dossiers élèves -préparation examens :
- Suivi location d’instrument de musique
- Composition des classes et suivi des présences
- Saisie dans dossier élève école de musique des participations élèves (œuvres jouées)
- Elaboration, préparation et envoi des diplômes école de musique
- Elaboration de supports internes d’informations diverses aux familles, (affichage ou courrier / répétitions, concerts, etc.)
- Participation aux réunions de l’école de musique et réalisation Compte rendu pour validation
- Elaboration des documents de communication programmes et fiches d’inscriptions EDM
- Programmation des examens intercommunaux avec les quatre communes (installation des salles, convocation, mise en place logistique)
- Organisation logistique du concert de noël et de la fête de l’école
Secrétariat enseignants :
- Transmission des compositions de classes d’instruments sur le logiciel I. Muse
- Transmission et suivi des plannings des enseignants
- Préparation et transmission du tableau recensant les quatre écoles pour les Master class et récitals
- Renseignements des fiches des heures complémentaires et transmission auprès du Professeur pour signature avant renvoi COBAS
- Distribution des chèques déjeuners COBAS
- Prise de contact avec les nouveaux enseignants et les remplaçants
- Accueil des professeurs remplaçants et signature de leur contrat avant retour COBAS
- Transmission de leur planning et visite de la structure
Budget :
- Demande de devis aux fournisseurs, suivi des prestations et des règlements
- Facturation des activités ponctuelles : calcul des tarifs séjours à appliquer et transmission des tarifs au guichet unique
- Préparation d’éléments de bilans nécessaires à certains dossiers de subvention : tableau de suivi annuel des présences, facturations et régimes usagers
- Participation aux réflexions tarifaires et modalités de facturation
- Suivi de toute modification budgétaire liée à l’évolution des projets
- Facturation
MISSIONS MAISON MUNICIPALE DES JEUNES :
Accueil, renseignement, suivi famille :
- Information aux usagers sur les activités de la structure (modalités d’inscription, de fonctionnement des activités, et information sur les tarifs)
- Organisation des modalités d’inscription : participation aux réflexions interservices sur les dossiers, sur les procédures des usagers (dossier, règlement), sur les tarifs et modalités de facturation, sur les périodes d’inscription en fonction des activités.
- Accueil des intervenants
- Participation aux réunions d’équipe de la Maison des Jeunes ; prise de note et rédaction de compte-rendu à faire valider par la responsable Maison des Jeunes pour diffusion aux personnes concernées
- Suivi du planning des congés et récupérations
Gestion des Salles :
- Etablissement des conventions de mises à disposition des salles
- Planning annuel d’occupation des salles
- Suivi planning occupations des Salles les Réservoirs
- Salle polyvalente : gestion d’informations, visites, et planning en lien avec le service des Salles de la Ville
