Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis
Composante / Service : Institut Universitaire de Technologie (IUT) / Direction
Composition du service (effectifs) : 63 personnels BIATSS
Fonction d’encadrement : Oui
Rattachement hiérarchique : Directeur Général des Services (DGS) de l’Université
Rattachement fonctionnel : Directeur(trice) de l’IUT de Saint-Denis
Poste demandant un fort investissement et une disponibilité importante
Variation de la charge de travail au cours de l’année (rentrées, etc.)
Nombreuses interruptions dans le travail (étudiants, professeurs, …)
L’évolution des missions et du service implique de travailler en mode collaboratif et de s’investir dans des
événements organisés par la composante ou l’Université.
Télétravail possible : oui
Description du poste : missions et activités
Le(la) directeur(trice) administratif(ve) a pour mission principale d’assurer l’expertise administrative auprès du directeur/de la directrice et de son équipe. Il(Elle) assure la mise en œuvre opérationnelle des choix de la composante qui doivent s’inscrire dans la stratégie de l’établissement. Il(Elle) a un rôle de conseil sur les affaires juridiques, la gestion du personnel et la gestion budgétaire de sa composante. Il(Elle) participe à l’élaboration des objectifs stratégiques de la composante et les met en œuvre dans le cadre des objectifs généraux de l’établissement.
Administration générale et pilotage
-Participer, en apportant son expertise technique, à la réflexion sur les axes de développement de la composante, sachant que ceux-ci s’inscrivent dans les orientations stratégiques de l’Université ; organiser et conduire en lien avec Le(la) directeur(trice), la politique qui en découle
-Organiser, diriger et animer les différents services (administratifs, comptables/financiers, pédagogiques, etc.) de la composante
-Piloter la charge d’enseignement et contrôler les services d’enseignements
-Apporter expertise et conseil auprès de la direction et du conseil de composante
-Elaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage et d’outils d’aide à la décision
-Préparer et participer aux dialogues de gestion
-Participer à l’élaboration du contrat d’objectifs et de moyens
-Superviser l’organisation des opérations électorales de toute nature
-Être garant de la conformité des statuts de la composante et de leur mise en œuvre
-Assurer une veille juridique et réglementaire ; accompagner les instances de la composante (conseil, conseil restreint, commissions, etc.)
Affaires budgétaires et financières (en lien avec la DAF et la DRH)
-Par délégation, élaborer et exécuter le budget propre intégré de la composante
-Prévoir la masse salariale sur ressources propres, en suivre l’exécution et maitriser son évolution notamment en plafond d’emplois
-Préparer et participer aux dialogues de gestion mis en place par l’Université
-Analyser l’exécution du BPI
-Concevoir des tableaux de bord et des indicateurs d’exécution budgétaire à destination de la direction de la composante
-Assurer la continuité de service dans le domaine de la gestion financière et coordonner l’activité du service
financier de la composante
Gestion des ressources humaines (en lien avec la DRH)
-Manager l’équipe administrative et technique affectée à l’IUT placée sous sa responsabilité
-Organiser le temps de travail au sein de la composante en fonction de l’activité
-Elaborer les fiches de poste et piloter l’organisation fonctionnelle de la composante
-Assurer le recrutement des personnels BIATSS
-Mener les entretiens professionnels des personnels BIATSS
-Définir les besoins en formation
-Accompagner les parcours professionnels des agents
-Organiser et superviser les campagnes collectives RH (enseignants-chercheurs, enseignants du second degré, BIATSS et contractuels)
-Organiser les campagnes d’emplois des personnels enseignants-chercheurs et BIATSS
-Être garant du dialogue social au sein de la composante
-Participer à la cartographie des emplois affectés à la composante
-S’assurer de la cohérence de cette cartographie avec l’activité de la composante
-Assurer la circulation de l’information, communiquer avec/entre les services de la structure
Pédagogie
-Coordonner et superviser les services pédagogiques
-Contribuer à l’administration de l’offre de formation
-Suivre les dossiers de partenariats et de conventions pédagogiques
-Organiser la gestion des études
-Superviser et contrôler le processus de scolarité administrative (du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme)
-Superviser l’organisation des enquêtes pédagogiques, en déduire des indicateurs et veiller à leur exploitation
-Aider au développement de la formation continue
-Être l’interface avec le service de l’Université dédié à la FC et à l’apprentissage
Logistique générale/Patrimoine
-Veiller à la maintenance générale de premier niveau des locaux
-Veiller au respect des conditions d’hygiène et sécurité
-En lien avec la direction du patrimoine, suivre les travaux sur site
-En lien avec le service sécurité, veiller à la sécurité des biens et des personnes de la composante
Outils spécifiques à l’activité
Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l’établissement (SIFAC, SEPIA, SAFRAN,
SIHAM, HYPERPLANNING, APOGEE, etc.) et des logiciels courants de la bureautique : Word, Excel,
Powerpoint, etc.
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir dès que possible
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le lien dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel
recruteur et d’un représentant de la DRH.
