Seguro que te suena esta situación, llega la feria más importante de tu sector de todo el año. Tu empresa, que va como expositora, ha invertido una suma considerable de dinero en el stand, merchan, el diseño, etc para garantizar que la visibilidad de la marca es inmejorable. Llega el evento, tienes la sensación de que el stand está hasta arriba, hay muchas reuniones que parecen productivas, pero después del mismo, te das cuenta de que muchas de las visitas eran conocidos y que de los nuevos, las posibilidades reales de cierre son muy bajas.
Llega el momento de justificar la participación en el evento y más allá de la presencia de marca, realmente, te das cuenta que no tienes claro como hacerlo.
¿Qué pasó con todos esos contactos? ¿Dónde están los leads cualificados? ¿Qué impacto real ha tenido esta acción en tus resultados? Al cabo de un mes, nadie se acuerda ni de la participación en la feria y al año siguiente, volvemos a tomar la decisión de participar, basándonos en intuiciones y no en datos.
Las ferias son unas de las grandes partidas de inversión dentro de marketing. Según Harvard Business Review, muchas empresas destinan hasta el 40% de su presupuesto de marketing a eventos presenciales, pero al no trabajarse de la manera correcta, y no tener una alineación real entre marketing y ventas, puede ser que el retorno obtenido sea muy bajo.
En este artículo, exploraremos cómo integrar estrategias offline y online para convertir cada feria en un motor real de oportunidades comerciales.
La Realidad de las Ferias, Exposiciones y Congresos
Las ferias profesionales son una de las herramientas más poderosas para generar oportunidades de negocio, construir relaciones y posicionar tu marca en el mercado. Según un informe de Event Marketing Institute, el 84% de los asistentes a ferias tienen influencia directa en las decisiones de compra, pero solo el 21% de los expositores realiza un seguimiento adecuado. Nadie duda de su relevancia, solo, que no siempre se preparan y se trabajan como debiesen.
A esto, se uno otro facto, la forma en la que las dinámicas empresariales cambiaron tras la pandemia, lo que marcó un punto de inflexión en la manera en el que se abordan los eventos. Según McKinsey, el 78% de los organizadores de eventos implementaron estrategias virtuales durante la pandemia, lo que dio paso a un modelo híbrido que sigue vigente. Nos hemos habituado a las video conferencias, los meets y nos cuesta mucho más desplazarnos físicamente, salvo que de verdad veamos un valor real en la inversión de tiempo. Este cambio ha obligado a las empresas a replantear su enfoque, combinando estrategias presenciales con herramientas digitales para maximizar el impacto.
Por un lado, la asistencia física ha disminuido ligeramente en comparación con los niveles prepandemia, pero los asistentes suelen ser más cualificados y están mejor preparados para realizar decisiones de compra, según Statista. Por otro lado, las empresas enfrentan el reto de competir no solo en el espacio físico, sino también en el digital, lo que requiere una coordinación impecable entre marketing y ventas.
Principales Obstáculos en las Ferias Profesionales
1. Falta de Planificación Estratégica
La improvisación y la falta de un plan claro limitan el potencial de las ferias. Muchas empresas no establecen objetivos concretos, lo que se traduce en esfuerzos dispersos y resultados pobres. Nos suele ocurrir que lo urgente tiene prioridad sobre lo importante y los equipos comerciales suelen no tener mucho tiempo para la preparación de las mismas. Dicha falta de preparación es uno de los principales problemas para conseguir un ROI posivito.
2. «Efecto Feria»
Un problema frecuente en las ferias profesionales es el conocido «efecto feria». Todo parece prometer una lluvia de oportunidades: reuniones cargadas de entusiasmo, intenciones de colaboración y leads interesados. Sin embargo, una vez termina el evento, muchas de estas promesas se disipan. Según un estudio de CEIR, solo el 38% de las empresas logra convertir los leads generados en eventos en oportunidades comerciales reales.
3. Conexión Entre Marketing y Ventas
Mientras marketing se centra en atraer asistentes y crear impacto durante la feria, ventas a menudo carece de las herramientas y el seguimiento adecuado para convertir esos contactos en clientes. Según LinkedIn, el 87% de los equipos de marketing y ventas admiten no estar alineados, lo que genera pérdida de oportunidades valiosas.
Cómo Preparar las Ferias para Conseguir un ROI Positivo (sin morir en el intento)
Lograr que una feria profesional genere un retorno de inversión positivo no es cuestión de suerte, sino de estrategia. Este proceso comienza mucho antes del evento, se intensifica durante la feria y culmina con un seguimiento eficaz. Planificar cada etapa cuidadosamente y aprovechar las herramientas disponibles es clave para transformar una feria en un motor de oportunidades reales.
Antes de la Feria: Preparación Estratégica
Para que una feria sea rentable, todo empieza con una estrategia sólida antes del evento. Aquí hay tres pilares esenciales:
1. Email Marketing Segmentado
Un estudio de HubSpot muestra que las campañas de email personalizadas generan un 29% más de aperturas. En Extravaganza Communication, diseñamos emails para agendar reuniones con mensajes que conectan directamente con las necesidades de los prospectos.
Esta estrategia asegura que llegues a la feria con reuniones preagendadas y contactos interesados en tu propuesta de valor, evitando confiar únicamente en el tráfico aleatorio del evento.
2. Publicidad en Redes Sociales
Plataformas como LinkedIn permiten segmentar anuncios para llegar a decisores clave. En el caso de un cliente del sector IoT, logramos un aumento del 50% en interacciones con campañas enfocadas en sus asistentes clave.
Además, una estrategia de remarketing puede mantener a tu audiencia interesada antes del evento, incentivando la visita a tu stand.
3. Landing Pages Específicas
Según Unbounce, una landing page bien optimizada puede incrementar las conversiones en un 300%. Creamos páginas específicas que permiten a los asistentes registrarse o agendar reuniones con tu equipo.
Añade elementos como un calendario interactivo para facilitar la programación de citas y testimonios que refuercen tu propuesta.
Durante la Feria: Captura de Datos y Experiencia del Visitante
El día del evento, la clave está en capturar datos relevantes y mejorar la experiencia del visitante. Estas son algunas prácticas clave:
1. Herramientas Digitales
Usar tablets con formularios vinculados a un CRM elimina la necesidad de tarjetas físicas. En Smart Cities Expo, ayudamos a un cliente a digitalizar más del 80% de sus leads.
Estas herramientas también permiten clasificar a los visitantes en tiempo real, asignándoles etiquetas según su nivel de interés o urgencia.
2. Códigos QR y Goodies
Permite que los visitantes accedan a materiales digitales fácilmente. Según Cambridge Marketing College, esta estrategia puede aumentar el engagement en un 35%.
Los códigos QR pueden llevar a landing pages personalizadas con ofertas exclusivas o material técnico, aumentando las posibilidades de conversión.
Para incrementar la tracción de visitantes a tu stand, asegúrate de tener merchandisign listo y algún tipo de acción como puede ser un sorteo, contest, o incluso test, donde por participar y dejar su contacto, puedan ganar algo. Esto ayudará a incrementar el número de visitantes y poder trabajar en el post evento muchos más contactos.
3. Clasificación de Leads
Etiqueta a los visitantes por su interés, como «requiere demo inmediata» o «busca información general». Esto facilita priorizar contactos para el seguimiento.
Una clasificación precisa ahorra tiempo al equipo comercial y maximiza las oportunidades de cerrar ventas.
Después de la Feria: Nurturing y Conversión
La feria no termina cuando cierran las puertas. Es aquí donde se definen los resultados reales:
1. Secuencias de Mailing Personalizadas
Envía correos específicos según el nivel de interés mostrado por cada lead. Este enfoque nos permitió aumentar las respuestas en un 40% para un cliente SaaS.
Incluye contenido relevante como casos de éxito, demos grabadas o invitaciones a webinars relacionados con los temas discutidos en la feria.
2. Campañas de Retargeting
Muestra anuncios a quienes visitaron tu stand o descargaron materiales. Este tipo de campañas mantienen el interés vivo.
Añadir un incentivo, como descuentos o acceso exclusivo a contenidos, puede aumentar la efectividad de estas campañas.
3. Workflows en CRM
Crea flujos de trabajo que asignen leads automáticamente al equipo de ventas con recordatorios y prioridades claras. Los workflows permiten realizar un seguimiento constante sin perder oportunidades.
La automatización también facilita generar informes detallados sobre el estado de cada contacto, ayudando a justificar el ROI de la feria.
¿Debo contar con una consultora especializada o agencia o es suficiente con mi equipo para garantizar el éxito en las ferias?
La gestión de ferias profesionales puede parecer un reto asumible con un equipo interno de marketing. Sin embargo, los desafíos únicos que estos eventos presentan, como la planificación estratégica, la alineación entre marketing y ventas y la medición precisa del ROI, a menudo requieren la experiencia y perspectiva externa de una consultora especializada.
Retos Comunes de los Equipos Internos
- Falta de tiempo y recursos internos: Organizar un evento con éxito demanda una planificación meticulosa que puede sobrecargar a los equipos internos. Según Deloitte, el 60% de las empresas reconocen que carecen de tiempo suficiente para preparar eventos estratégicos como ferias sectoriales.
- Fricción entre marketing y ventas: Según un informe de LinkedIn, el 87% de los equipos de marketing y ventas reconocen que no están alineados durante eventos como ferias. Esto afecta directamente al rendimiento y los resultados.
- Incertidumbre en la medición del ROI: Muchas empresas tienen dificultades para justificar la inversión ante sus comités de dirección debido a una falta de métricas claras y procesos automatizados. Según Harvard Business Review, solo el 28% de las empresas logran medir con precisión el ROI de sus eventos.
¿Cómo Puede Ayudarte una Consultora?
En Extravaganza Communication, ayudamos a solventar estas preocupaciones al actuar como un socio estratégico. Nuestro equipo proporciona:
- Perspectiva externa y neutral: Analizamos las necesidades específicas del evento desde un enfoque integral, garantizando que marketing y ventas estén alineados en cada etapa del proceso.
- Herramientas y recursos avanzados: Desde CRMs especializados hasta campañas de retargeting personalizadas, ofrecemos soluciones que maximizan la conversión de leads. Por ejemplo, según Forbes, las empresas que integran soluciones digitales para gestionar leads incrementan sus tasas de conversión en un 35%.
- Seguimiento y medición efectiva: Implementamos sistemas que no solo capturan datos relevantes, sino que también facilitan la evaluación del impacto real del evento. Por ejemplo, según Salesforce, las empresas que utilizan flujos de trabajo automatizados aumentan su tasa de conversión en un 27%.
El valor añadido de una consultora radica en la experiencia acumulada en distintos sectores y mercados. Hemos trabajado con empresas como Galgus y Geographica, transformando ferias en auténticos motores de negocio. Más allá de la ejecución táctica, actuamos como un puente que traduce las intenciones estratégicas en resultados medibles.
Según el Instituto de Empresa, delegar la gestión de eventos a expertos externos no solo aumenta la eficiencia operativa, sino que también libera a los equipos internos para centrarse en tareas estratégicas de mayor impacto.
Cómo Lo Hacemos en Extravaganza Communication -Nuestra Metodología
En Extravaganza Communication, entendemos que no todos los eventos son iguales. Por eso, adaptamos nuestra metodología a las necesidades específicas de cada cliente y cada feria, asegurando que las acciones estén alineadas con los objetivos estratégicos.
Dos Meses Antes del Evento
- Preparación con Antelación: Comenzamos a trabajar con al menos dos meses de antelación, anunciando la participación en redes sociales como LinkedIn y enviando newsletters. Creamos landing pages de registro en paralelo a las plataformas del evento para captar interesados.
- Colaboración con el Equipo Comercial: Organizamos reuniones con el equipo de ventas para identificar empresas clave y establecer objetivos claros en términos de reuniones y targets. Esta fase inicial asegura que todas las acciones estén alineadas con los objetivos comerciales.
- Diseño Centrado en el Prospecto: Cuando estamos planificando la participación en un evento, nos ponemos en los zapatos del prospecto ideal. Diseñamos las pantallas, los rollups y los materiales en base a lo que consideramos que son sus puntos de dolor y necesidades.
Un Mes Antes del Evento
- Prospección Multicanal: Realizamos prospección a través de social selling en LinkedIn, las plataformas del evento y secuencias de mensajes personalizadas. Nuestra actividad se intensifica a medida que se acerca el evento para garantizar un número suficiente de reuniones agendadas.
- Participación en Actividades Paralelas: Nos aseguramos de que nuestros clientes tengan presencia en todas las actividades importantes del evento, como mesas redondas y presentaciones. Esto incrementa su visibilidad y amplía el alcance de su mensaje.
Durante el Evento
- Uso de Herramientas Digitales: Usamos códigos QR y formularios digitales para registrar datos de los asistentes, incentivando su participación mediante premios o sorteos. Esto nos permite capturar información de forma organizada y eficiente.
- Gestión del Stand y las Reuniones: Acompañamos a nuestros clientes en la gestión del flujo de visitantes y reuniones, asegurándonos de que cada interacción esté alineada con los objetivos definidos previamente.
Después del Evento
- Registro y Clasificación de Leads: Registramos todos los leads obtenidos, los calificamos como MQL (Marketing Qualified Leads) o SQL (Sales Qualified Leads) y los asignamos al flujo de trabajo adecuado.
- Seguimiento Postevento: Ejecutamos estrategias de nurturing para avanzar en la maduración de los leads, incluyendo envíos de contenido relevante como casos de éxito, whitepapers y demos grabadas.
- Automatización del Seguimiento: Creamos workflows automatizados en CRM para garantizar que ningún contacto quede sin seguimiento y para medir el impacto real de las acciones realizadas.
Resultados que Garantizan el Éxito
Nuestros casos de éxito reflejan el impacto tangible que tiene una estrategia bien estructurada. Aquí presentamos algunos ejemplos destacados de cómo hemos ayudado a nuestros clientes a transformar ferias profesionales en oportunidades comerciales reales:
- Kativa: Potenciamos su participación en ferias de belleza con tácticas de remarketing y automatización de workflows. Estas acciones lograron un aumento del 50% en la captación de leads calificados, consolidando su posición en un mercado competitivo.
- Geographica : Optimizamos su presencia en eventos de smart cities mediante campañas de email marketing y landing pages personalizadas. Esto generó un 45% más de reuniones agendadas, ayudando a posicionar su propuesta de valor entre decisores clave del sector.
- Los18: Implementamos una estrategia omnicanal que incrementó las conversiones en un 30%, gracias a un enfoque integrado que conectó el marketing previo con el seguimiento postevento. Las herramientas de automatización jugaron un rol clave en mantener el interés vivo entre los leads generados.
- Datision: Ayudamos a esta empresa de inteligencia artificial a duplicar sus oportunidades comerciales gracias a la digitalización de procesos y un enfoque en la personalización del nurturing, que fortaleció su relación con potenciales clientes.
Nuestros casos de éxito demuestran cómo una planificación estratégica combinada con ejecución táctica puede convertir cualquier feria en un motor de resultados medibles. Si tu empresa enfrenta desafíos similares, estamos aquí para ayudarte a superarlos.
Conclusión: De Gasto a Inversión
Las ferias profesionales, lejos de ser un gasto, son una inversión estratégica cuando se conectan correctamente con marketing y ventas. Integrar acciones offline y online transforma estos eventos en un motor de crecimiento real y sostenible.
El éxito radica en una preparación meticulosa, un desarrollo eficiente y un seguimiento estructurado. Con la combinación adecuada de herramientas digitales y tácticas personalizadas, es posible convertir cada contacto en una oportunidad tangible y cada reunión en un paso hacia el cierre de una venta.
No obstante, el verdadero desafío no radica solo en la planificación, sino en l
