Ce poste est à pourvoir à NANCY .
Secrétaire Autonomie H/F
offre 1297
Il.elle assure le secrétariat de différentes missions au sein de la direction de l’Autonomie :
- secrétariat du programme de soutien aux proches aidants,
- secrétariat de l’accueil familial en lien avec le responsable et le référent départemental de l’accueil familial PA PH,
- secrétariat du CDCA en lien avec la directrice de l’Autonomie,
- soutien au secrétariat de la direction Autonomie.
ACTIVITES
Programme de soutien aux proches aidants
- Assure l’accueil téléphonique et gère l’organisation des réunions
- Saisit et met en forme les courriers, effectue l’envoi des convocations aux réunions
- Assure la continuité du recensement de l’offre de l’aide aux aidants et l’envoi aux partenaires
Accueil familial
- Assure l’accueil téléphonique
- Gère l’envoi des courriers et des agréments
- Organise les réunions des accueillants familiaux et apporte son appui dans l’organisation de leur formation
- Participe aux réunions de service, en assure l’organisation, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus
- Participe à la promotion de l’accueil familial ( outils de communication, forums etc-.)
- Participe à la tenue des dossiers et à leur classement et archivage
- Assure la mise à jour des tableaux de bord et des statistiques
Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l’Autonomie (CDCA)
- Assure l’organisation des réunions, y participe, en assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus (Bureau et Assemblée plénière)
- Saisit et met en forme les courriers et comptes rendus
- Collabore à l’organisation de manifestations, forums, -.
- Assure la mise à jour des éléments de communication du CDCA
Secrétariat de la direction de l’Autonomie
- Intervient en appui du secrétariat de la direction, en assurant l’accueil téléphonique et physique du service, en prenant les messages et en orientant les demandes vers le bon interlocuteur
- Gère la commande, la distribution et la gestion des fournitures pour l’ensemble des agents de la direction
- De façon transitoire, jusqu’au retour à un effectif complet au sein de l’équipe d’instructeurs APA, gère la boite mail - Rejets APA à domicile - et enregistre les données sur la plateforme en lien avec la CARSAT
De manière transversale
- Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
- Gère le planning des activités du responsable de service : rendez-vous, réunions, déplacements, -.
- En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions
- Peut intervenir pour assurer l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, -)
- Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d’activités du service
- Trie, classe et archive les documents du service
- Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire.
