Immagina un cliente che ordina un giovedì di novembre e per quattro giorni vede solo «in preparazione». Il pacco parte il lunedì, perché dall’altra parte ci sei tu, da solo, con 140 ordini da imballare e un corriere che passa alle 18. Cerchi ecommerce outsourcing e trovi ovunque la stessa promessa: meno pacchi da fare, costi più bassi.
I pacchi restano gli stessi, li prepara qualcun altro. I costi non calano per definizione: cambiano forma, alcuni spariscono, altri compaiono. Per certi negozi il conto non torna affatto. Se arrivi in fondo sai se hai un caso, cosa affidare per primo e cosa chiedere prima di firmare.
Cosa esternalizzi davvero, e cosa resta tuo
Nella logistica esterna passano a un altro sei fasi: ricezione della merce, stoccaggio, prelievo, imballo, spedizione e resi. Restano a te catalogo, prezzi, marketing e il rapporto con chi compra.
Sotto la parola «outsourcing» si trova anche altro. L’assistenza ai clienti si può affidare a qualcuno, ma con criteri diversi, e li trovi nel pezzo sull’assistenza clienti in outsourcing. Se prima ti serve il confronto fra gestire in casa e fuori, sta in logistica interna ed esterna.
Prima di cercare un fornitore, prendi un foglio. Scrivi le sei fasi e accanto a ciascuna una parola: pesa, non pesa, non lo so. Quelle che pesano sono le candidate. I «non lo so» ti dicono che ti mancano i dati, e la sezione che segue serve a quello.
La riga d’ordine: i dati da mettere insieme prima di decidere
Ti serve una riga per ordine, non un totale a fine mese. Il costo di un ordine è una catena: ogni anello dipende dal precedente.
Si parte dal dato grezzo, cioè l’ordine e gli SKU che contiene. Ne ricavi il dato derivato: la scatola usata, le dimensioni del collo, il peso reale sulla bilancia. Poi c’è quello che ti fatturano, cioè peso fatturato, vettore e destinazione. Il costo effettivo si forma dopo, quando aggiungi ciò che in fattura non compare: i minuti di prelievo, il cartone, il pluriball, il nastro. La somma è quanto ti costa oggi un ordine fatto in casa, tutto compreso. Infine l’esito: consegnato, reso e fermo in giacenza sono tre costi diversi.
Il peso fatturato può stare sopra quello reale per via del peso volumetrico. Mettilo in colonna accanto al peso reale e guarda la differenza.
Prendi trenta ordini dell’ultimo mese, scelti a caso, e compila una riga per ciascuno con tutte le voci appena elencate. I minuti li misuri col cronometro su qualche ordine, poi fai una media onesta. È noioso, ma è l’unico modo per avere un numero tuo.
Senza quella riga hai soltanto un addebito. Con quella hai qualcosa su cui intervenire. Un campione così piccolo ti dice dove guardare, non ti dà una media su cui giurare: se vendi a stagioni, aggiungi qualche riga dal mese di picco. Le voci di spesa per categoria stanno nella guida ai costi della logistica per un e-commerce; qui ti servono lette su un singolo ordine.
Dove si accumula il costo: pochi prodotti, poche destinazioni
Le tue righe dicono se il costo è sparso su tutto il catalogo o sta in pochi prodotti e pochi percorsi. Mettile in ordine di spesa, guarda le prime cinque e cerca cosa si ripete.
I sospetti da controllare sono quattro. Un prodotto leggero in una scatola grande, dove il corriere può fatturare il volume e non i grammi. Una destinazione difficile: per le spedizioni verso isole e zone disagiate guarda se in fattura compare un importo diverso dalle altre consegne. I resi, perché un reso è un secondo viaggio, più un controllo, più la rimessa a scaffale se il prodotto è ancora vendibile. Il contrassegno, perché il pacco rifiutato alla porta può diventare una spedizione andata e tornata senza incasso.
Poi guarda l’opposto: l’ordine leggero verso una grande città. Se sulle tue righe costa poco, affidarlo cambia poco e lo lasci per ultimo.
Se il problema sta in due famiglie di prodotto o in un paese, il primo passo è affidare solo quelli. Ha un prezzo: una parte di catalogo resta in casa, una parte fuori, e le due giacenze vanno tenute allineate. Sistemare tutto insieme è un progetto che non finisce, e intanto paghi lo stesso.
Quando l’outsourcing non conviene, e da quanti ordini al mese ha senso
Non conviene quando i numeri sono troppo piccoli o il lavoro troppo tuo. Pochi ordini, prodotti su misura o personalizzati a mano, merce che ruota pochissimo, un margine per ordine così basso che ogni movimento in più lo mangia. In questi casi il conto spesso resta a favore del tenere tutto in casa. Se ti riconosci, resta dove sei e rifai le trenta righe quando gli ordini crescono.
Da quanti ordini al mese, allora? Con pochissimi ordini di rado: ingresso e minimi del fornitore possono pesare più del tempo che recuperi. Sopra, una soglia valida per tutti non c’è. Un negozio con pochi ordini di prodotti ingombranti, spediti lontano, può avere più da guadagnare di uno con molti ordini in una scatola piccola. Lo decidono le righe, non il totale mensile.
Anche quando conviene, l’ingresso costa. La merce va spostata e, finché dura il trasferimento, è in due posti: quella che parte e quella che arriva. Anche il collegamento con il negozio va configurato e provato, e ti serve tempo per controllare che ordini e giacenze tornino. Perdi il controllo diretto sul pacco, perché non sei più tu a chiudere la scatola. E dipendi da un altro, con i suoi orari e le sue giornate storte.
Il conto fra dentro e fuori cambia per ragioni precise. In casa hai costi fissi: spazio, persona, il tuo tempo. Li paghi anche quando gli ordini calano e ti mancano nel picco, come quel giovedì di novembre. Fuori il costo segue gli ordini, ma con le sue pieghe. Se la tariffa è a scaglioni di peso e volume, un ordine che supera il limite, anche di poco, passa in quello successivo. Un minimo per ordine o per movimento, su un margine di pochi euro, pesa.
Il beneficio deve superare questi costi, e lo verifichi con le stesse righe. Ricalcola ognuna come se fosse gestita fuori, aggiungi le voci d’ingresso e confronta. Se la differenza è piccola, o dipende da un solo mese buono, aspetta. Hai un caso quando il costo si concentra in poche famiglie di prodotto o in poche destinazioni, e il tuo tempo va in prelievo e imballo invece che nel negozio.
Cosa chiedere al fornitore prima di firmare
Chiedi ciò che ti permette di ricalcolare le tue righe. Il confronto completo fra fornitori è nella guida su come scegliere il fornitore 3PL; qui ti serve la lista minima.
- Se peso reale, peso fatturato, vettore e destinazione compaiono sulla stessa riga di fattura. Con un no, il ricalcolo sulle tue trenta righe non lo puoi fare.
- Come si forma la tariffa: quali scaglioni di peso e volume, quali arrotondamenti al peso fatturato, quali minimi per ordine o per movimento.
- Chi sceglie il corriere e con quale logica. Se decide il fornitore, chiedi in base a cosa e se puoi vederlo.
- Dove stanno i magazzini rispetto ai tuoi clienti, in Italia e nell’Est Europa. La distanza cambia tempi e tariffe.
- Come tratta isole e zone disagiate. Incluse nella tariffa base o con un supplemento che scopri dopo?
- Se il contrassegno si può fare, e con quali condizioni scritte.
- Come funzionano i resi e dove vedi l’esito di ciascuno. Il quadro completo è in come funziona la logistica dei resi.
- Come si collega il tuo negozio e cosa resta da fare a mano.
- Trasferimento e uscita. Chi conta la merce all’arrivo e chi risponde delle differenze. Se te ne vai, in quanto tempo la riprendi, a che condizioni, da chi.
L’ultima voce sembra la meno urgente, finché non decidi di andartene. Se oggi la risposta è vaga, quel giorno sarà peggio.
Come risponde eLogy a queste domande
Il servizio è magazzino e spedizioni insieme, e questo è ciò che possiamo dire sulla lista. La rete di magazzini è in Europa. Il vettore lo sceglie la piattaforma per ogni spedizione, fra decine di corrieri. Le consegne coprono anche isole e zone disagiate, senza esclusioni. Il contrassegno si può fare.
I resi vengono controllati e rimessi a stock, con l’esito visibile in piattaforma. Con Shopify e WooCommerce il collegamento è diretto: ordini e giacenze si sincronizzano in automatico, e gli ordini possono entrare anche da file. Le domande sulla riga in fattura, sugli scaglioni e sull’uscita con la merce falle a qualunque fornitore, noi compresi, e chiedi la risposta scritta. Catalogo, prezzi, marketing e rapporto con i clienti restano tuoi. Il quadro generale è nella pagina sul fulfillment e-commerce.
Da dove partire domattina
Hai due gesti possibili, con esiti molto diversi. Il primo è chiedere preventivi «a pacco» e scegliere il più basso. Non sai quanto ti costa un ordine oggi, quindi non sai se quel prezzo è un affare. Il peso fatturato lo scopri dalla prima fattura, quando le scatole sono già partite.
Il secondo è portare a ogni fornitore le stesse trenta righe d’ordine reali e chiedere di rifare il conto su quelle. Hai un confronto vero, e forse scopri che ti conviene affidare solo una famiglia di prodotti o un paese e lasciare il resto in casa. Un preventivo su trenta righe vale più di un prezzo a pacco medio, perché nessun pacco è medio. E se il conto non torna, lo sai prima di spostare una scatola.
Richiedi una consulenza e raccontaci cosa spedisci e dove. Due o tre link dal tuo negozio bastano, i pesi li prendiamo noi.
Domande frequenti
Che cosa significa esternalizzare un e-commerce?
Nella logistica esterna passano a un altro ricezione della merce, stoccaggio, prelievo, imballo, spedizione e resi. Restano a te catalogo, prezzi, marketing e rapporto con chi compra. L’assistenza ai clienti è un’altra scelta di outsourcing, con criteri suoi.
Da quanti ordini al mese ha senso affidare magazzino e spedizioni?
Una soglia valida per tutti non c’è. Con pochissimi ordini di rado conviene, perché ingresso e minimi del fornitore possono pesare più del tempo che recuperi. Sopra, decidono le righe d’ordine: un negozio con pochi ordini ingombranti spediti lontano può guadagnarci più di uno con molti ordini in scatole piccole.
Quando l’outsourcing non conviene?
Quando gli ordini sono pochi, i prodotti sono su misura o personalizzati a mano, la merce ruota pochissimo o il margine per ordine è così basso che ogni movimento in più lo mangia. In quei casi resta dove sei e rifai il conto sulle trenta righe quando gli ordini crescono.
Che cosa devo tenere io e cosa posso lasciare fuori?
Puoi lasciare fuori ricezione, stoccaggio, prelievo, imballo, spedizione e resi. Tieni catalogo, prezzi, marketing e rapporto con i clienti. Se il problema è concentrato in due famiglie di prodotto o in un paese, puoi affidare solo quelli e tenere il resto in casa, con due giacenze da allineare.
Chi sceglie il corriere e come faccio a leggere la fattura?
Con eLogy il vettore lo sceglie la piattaforma per ogni spedizione, fra decine di corrieri. Con qualunque fornitore, chiedi che peso reale, peso fatturato, vettore e destinazione compaiano sulla stessa riga di fattura: senza quel dato hai solo un addebito, non qualcosa su cui intervenire.
Il mio negozio Shopify o WooCommerce si collega in automatico?
Sì: con Shopify e WooCommerce il collegamento è diretto e ordini e giacenze si sincronizzano in automatico. Gli ordini possono entrare anche da file. Resta il tempo per configurare e provare il collegamento e controllare che ordini e giacenze tornino.
