Spedizioni ecommerce Europa dell’Est: dove perdi margine e cosa decidere per ogni punto

Immagina un ordine da 39 euro che va a Cluj e torna indietro

Pagamento alla consegna, destinazione Cluj. Il corriere passa, il cliente non ritira, il pacco torna da te. Se avesse ritirato, chiudevi in positivo. Con il rifiuto paghi andata e ritorno, scatola e nastro, più il tempo di chi apre il pacco, lo controlla e lo rimette a scaffale, mentre quel prodotto non si vende. Tolto il costo della merce, il margine di un ordine così basta per un viaggio del corriere, non per due. È un esempio inventato, con cifre di fantasia e non tariffe di un corriere, ma la forma del conto è quella che, nelle spedizioni ecommerce Europa dell’Est, nessun preventivo a collo ti mostra.

La perdita sta in quattro punti, cioè contrassegno rifiutato, reso, tariffa per zona e tempi, e per ognuno la decisione è diversa. Il pezzo segue la catena di quell’ordine, dal peso e dalle dimensioni del collo al peso fatturato, alla zona, al tentativo di consegna, al rifiuto o al reso, fino al costo effettivo e a ciò che puoi cambiare.

«Europa dell’Est» è un’etichetta comoda. Romania, Polonia, Ungheria e Bulgaria sono quattro mercati distinti, e nell’area ci sono anche paesi fuori dall’Unione. Il conto va fatto paese per paese, e per due di questi mercati trovi le guide su vendere online in Romania e vendere online in Bulgaria.

Dove si accumula la spesa quando spedisci all’Est

La spesa si accumula in quattro punti, e quasi mai tutti sullo stesso prodotto.

Tariffa. Il corriere ti fattura un peso che non sempre è quello della bilancia, poi applica scaglione e zona. Se spedisci prodotti leggeri in scatole ingombranti (cuscini, lampade, scarpe in doppia scatola), un pacco leggero può essere fatturato come uno molto più pesante. Controlla anche nel listino del corriere se per il CAP di destinazione sono previsti supplementi, perché la stessa consegna nello stesso paese può non costare uguale.

Tentativi falliti e rifiuti. Li generano gli ordini a basso valore pagati alla consegna, dove poco margine si scontra con due viaggi da pagare.

Resi. Li generano le categorie in cui il cliente prova o confronta, come abbigliamento, calzature e accessori con taglia.

Tempi. Un pacco che arriva dopo quanto il cliente si aspettava ti costa in messaggi («dov’è il mio ordine»), e ogni risposta porta via minuti a qualcuno del tuo team. Quanto ritardo è tollerabile cambia con l’acquisto. Misura i giorni tra spedizione e consegna per paese e conta le richieste al supporto. Se si concentrano su un paese, quel paese è il candidato per un altro corriere o per merce più vicina.

Non ha senso lavorarli tutti insieme. Sistemare tutto è un progetto che non finisce, sistemare il punto che pesa di più ha una fine. Quale sia dipende dal tuo catalogo e dai tuoi clienti, e senza i tuoi dati nessun articolo, questo compreso, può dirtelo. Lo vedi dalla tabella della sezione dopo.

I dati che devono stare sulla stessa riga

Per ogni ordine verso l’Est servono dieci informazioni sulla stessa riga, perché il costo diventi qualcosa che puoi governare.

• SKU del prodotto
• packaging usato (scatola, busta, pluriball)
• dimensioni del collo
• peso reale
• peso fatturato dal corriere
• vettore
• paese e CAP di destinazione
• modalità di pagamento
• esito della consegna
• eventuale reso e suo costo

Di solito stanno in tre posti diversi. Il negozio ha SKU, pagamento e destinazione, la tua scheda di imballo ha scatola, dimensioni e peso reale, il corriere ha peso fatturato, esito e reso. Nessuno dei tre ti dà la riga intera.

Senza quella riga hai un addebito. La fattura dice che hai speso una cifra e non sai perché. Con quella riga hai qualcosa su cui intervenire. Vedi, per esempio, che la scatola scelta per un prodotto fa salire il peso fatturato solo verso un paese, e che quel paese è anche quello dove i rifiuti sono più alti.

Adesso ordina la tabella per paese e poi per prodotto. Parti dal paese con più ordini e, dentro quello, dal prodotto con più rifiuti, resi o scarto tra peso reale e fatturato. Uno solo. Gli altri aspettano.

UE e fuori UE: dove la dogana cambia il conto

Romania, Bulgaria, Polonia e Ungheria sono nell’Unione europea, quindi il pacco non passa dalla dogana. Niente dichiarazione, niente dazi. Per l’IVA vale un altro discorso, da chiarire con il tuo commercialista.

Nei paesi dell’area che restano fuori dall’Unione la storia cambia. Il pacco passa dalla dogana, servono documenti di accompagnamento e i tempi dipendono anche dai controlli. Un collo fermo per un controllo è un collo che non arriva, e il cliente intanto ti scrive.

Se vendi solo in paesi UE, questa sezione finisce qui. Se vendi anche fuori, decidi prima e non a pacco fermo quali documenti accompagnano la merce e chi paga dazi e imposte all’arrivo, tu o il destinatario. Un cliente che scopre un costo alla porta di casa può rifiutare il pacco, e torniamo al conto di Cluj.

Contrassegno: si fa, ma cambia il conto del pacco rifiutato

In diversi mercati dell’area il pagamento alla consegna è un’abitudine diffusa, quindi toglierlo del tutto ha un costo sulle vendite. Quanto pesi sul tuo negozio lo vedi dalla quota di ordini che arriva con quel metodo. Ma ogni rifiuto ti costa tre volte, con l’andata, il ritorno e l’ordine perso. Per le spedizioni con contrassegno verso l’Est la domanda giusta non è «lo offro o no», è «per quali ordini regge il doppio viaggio».

Il motivo del rifiuto conta poco per il tuo conto. Il cliente non c’era, ha cambiato idea, o il totale con la spedizione gli sembra più alto di quello che ricordava, e sul pacco di Cluj ogni motivo vale lo stesso.

La decisione si prende per prodotto e per fascia di prezzo. Lascialo dove il margine copre l’eventuale viaggio di ritorno e dove il prodotto, tornando, si può rivendere così com’è. Toglilo, o chiedi il pagamento anticipato, sugli ordini piccoli e sui prodotti che al rientro non sono più vendibili, cioè quelli personalizzati, con scadenza ravvicinata o già aperti.

Ha un prezzo, e conviene dirlo. Togliere il contrassegno può far calare le conversioni, perché alcuni clienti non compreranno senza. Di quanto dipende dal tuo pubblico, e non lo sai senza provare. Prova su un solo paese e una sola fascia di prezzo, confronta ordini confermati e costo dei rifiuti, e poi decidi se allargare. Con eLogy il contrassegno si può fare, e la scelta di quando usarlo resta comunque tua.

Spedire dall’Italia o tenere la merce più vicino: il confronto sui parametri veri

Spedire dall’Italia resta la scelta giusta finché in un paese vendi poco o in modo irregolare. Tenere la merce più vicino al cliente comincia a convenire quando in quel paese vendi abbastanza da spostare merce a bancali invece che a pacchi.

Il conto cambia per una ragione precisa. Dall’Italia paghi la tratta lunga su ogni pacco, con scaglione e zona applicati a ciascuno, e ogni rifiuto o reso rifà quel viaggio al contrario. Da un punto vicino la tratta lunga la paghi una volta per tanti pezzi insieme, e poi restano le consegne nel paese. I tempi si accorciano, e con loro i messaggi «dov’è il mio ordine». I resi, a loro volta, hanno un posto vicino dove arrivare.

Il confronto si decide su cinque parametri. Il volume di ordini per paese, e quanto resta stabile mese dopo mese. Il valore medio dell’ordine, che dice quanto spazio hai per assorbire un rifiuto. Il peso volumetrico dei prodotti, perché più sono leggeri e ingombranti più la tratta lunga ti costa. Il tasso di rifiuto e di reso nel paese. Il tempo che il cliente considera accettabile per quel tipo di acquisto.

Ogni scelta ha un prezzo. Spedire dall’Italia lo paghi in tariffa per pacco, tempi lunghi e doppio viaggio lungo su ogni rifiuto. Tenere la merce vicino lo paghi in capitale fermo, perché la compri e la sposti prima di venderla, e in spazio pagato anche nei mesi in cui vendi poco. Aggiungi il rischio di invenduto lontano da casa e un inventario da seguire su più punti, con l’ultimo pezzo che puoi vendere due volte, e la guida alla gestione multi magazzino spiega come si tiene allineato. Poi ci sono gli obblighi amministrativi e fiscali di un altro paese, da chiarire con il commercialista prima di spostare un solo scatolone. Per la Polonia c’è anche una guida sul fulfillment in Polonia.

Restare in Italia conviene se hai prodotti a bassa rotazione, pochi ordini per paese o un catalogo che cambia ogni stagione. Spostare merce vicino ha senso solo se il risparmio supera tutto questo.

I resi dall’Est: dove si fermano e cosa ne fai

Un reso dall’Est paga di nuovo la tratta lunga, e il pezzo non è vendibile finché non è rientrato e controllato. Hai due costi, il trasporto e il tempo in cui il pezzo non vale niente a scaffale.

Un reso che parte da Bucarest o da Varsavia ha tre destini. Rientra in Italia, e paghi il viaggio lungo. Si rimette a stock vicino al cliente, se hai un punto di arrivo nell’area. Oppure si scarta, perché il prodotto è danneggiato o perché riportarlo costa più di quanto vale.

La decisione si prende per categoria. Per un prodotto di basso valore il ritorno può costare più del prodotto, e a volte conviene rimborsare senza chiedere indietro nulla, una perdita che almeno sai in anticipo. Per un prodotto di valore alto o con poca scorta vale la pena riprenderlo. Chi paga il ritorno va scritto nelle condizioni di reso, che devono rispettare le norme sul recesso, quindi fai leggere il testo a chi se ne intende prima di pubblicarlo. Sulla logica del ritorno c’è la guida alla logistica inversa per l’e-commerce.

Cosa chiedere a un fornitore prima di spedire all’Est

Chiedi prima i parametri e poi il prezzo a collo, perché un prezzo a collo senza zone, scaglioni e regole sui resi non ti dice quanto spenderai. Ecco le domande, ognuna con la risposta che dovrebbe insospettirti.

• Quali corrieri usate per Romania, Bulgaria, Ungheria e Polonia? Ti deve insospettire «uno solo per tutta l’area», perché un corriere che va bene per un paese può essere lento o caro in un altro.
• Come trattate zone remote e isole? Insospettisce un «dipende» senza l’elenco dei supplementi. Sul tema c’è la guida alle spedizioni verso isole e zone disagiate.
• Chi gestisce contrassegno e rifiuti? Insospettisce che nessuno sappia dirti che fine fa il pacco rifiutato.
• Che visibilità ho su peso reale e peso fatturato per ordine? Insospettisce un totale mensile senza il dettaglio per collo.
• Dove arrivano i resi, chi li controlla, dove vedo l’esito? Insospettisce «ci pensiamo noi» senza un posto dove leggere cosa è successo.

Per il quadro generale della scelta, c’è la guida su come scegliere un fornitore 3PL.

Noi di eLogy lavoriamo con magazzino e spedizioni insieme, su una rete di magazzini in Europa. Spediamo con decine di corrieri, e il vettore si sceglie spedizione per spedizione, non per area intera. Contrassegno e resi si fanno, i resi con ricezione, controllo, rimessa a stock ed esito visibile in piattaforma. Shopify e WooCommerce si collegano direttamente, con ordini e giacenze sincronizzati, e gli ordini possono entrare anche da file.

Hai due modi di passare domattina. Puoi aprire la fattura del corriere, guardare un totale e continuare a spedire all’Est con margini che non quadrano. Oppure puoi estrarre gli ordini degli ultimi mesi per Romania e Polonia, mettere sulla stessa riga prodotto, collo, peso fatturato, pagamento ed esito, e vedere quale coppia paese-prodotto ti fa perdere soldi. Il primo gesto lascia tutto com’è. Il secondo ti dice se devi cambiare corriere, togliere il contrassegno su due prodotti o spostare della merce.

È il tuo caso se dalla tabella esce un paese dove rifiuti e resi si concentrano. Se vuoi un secondo paio d’occhi su quella tabella, richiedi una consulenza. Raccontaci cosa spedisci e dove, due o tre link dal tuo negozio bastano, i pesi li prendiamo noi.

Domande frequenti

Quanto costa spedire in Romania, Polonia, Ungheria o Bulgaria rispetto all’Italia?

Dipende dal paese e dal collo, non da una tariffa unica per l’area. Il corriere fattura il peso maggiore tra reale e volumetrico, poi applica scaglione e zona, e a volte supplementi legati al CAP. Per sapere perché una destinazione costa più di un’altra servono SKU, packaging, dimensioni, peso reale, peso fatturato e vettore sulla stessa riga.

Conviene spedire dall’Italia o da un magazzino più vicino ai clienti dell’Est?

Dall’Italia conviene finché in un paese vendi poco o in modo irregolare. Merce più vicina comincia a convenire quando il volume per paese è abbastanza stabile da spostarla a bancali, ma costa capitale fermo, spazio, rischio di invenduto e un inventario da seguire su più punti. Il risparmio deve superare tutto questo.

Il contrassegno è necessario per vendere in questi paesi? Cosa succede se il cliente rifiuta il pacco?

Non è obbligatorio, ma in diversi mercati dell’area molti clienti preferiscono pagare alla consegna, quindi toglierlo può far calare le conversioni. Se il cliente rifiuta, paghi andata e ritorno e perdi l’ordine. Si decide per prodotto e fascia di prezzo: lascialo dove il margine regge il doppio viaggio, toglilo sugli ordini piccoli e sui prodotti che al rientro non si rivendono. Con eLogy il contrassegno si può fare.

Come funzionano i resi dall’Est e chi paga il ritorno?

Un reso paga di nuovo la tratta lunga e il pezzo non è vendibile finché non rientra ed è controllato. Chi paga il ritorno lo stabilisci tu nelle condizioni di reso, nel rispetto delle norme sul recesso. Per i prodotti di basso valore a volte conviene rimborsare senza richiedere indietro la merce.

I tempi di consegna dall’Italia sono accettabili per quel mercato?

Dipende dal corriere, dal paese e da quanto il cliente è disposto ad aspettare per quel tipo di acquisto. Misura i giorni tra spedizione e consegna per ogni paese e conta le richieste «dov’è il mio ordine». Se si concentrano su un paese, valuta un altro corriere o merce più vicina.

Servono pratiche doganali per spedire verso l’Est Europa?

Non verso Romania, Bulgaria, Polonia e Ungheria, che sono nell’Unione europea. Verso i paesi dell’area fuori dall’Unione sì, con documenti di accompagnamento e tempi legati ai controlli. Se vendi anche fuori UE, stabilisci prima chi paga dazi e imposte all’arrivo.