Magazzino per ecommerce, prezzi: perché la cifra che cerchi non esiste

Magazzino per ecommerce, prezzi: perché la cifra che cerchi non esiste (e cosa c’è al suo posto)

Nei prezzi di un magazzino per ecommerce non c’è un numero: c’è una riga di dati tuoi. SKU, dimensioni del collo, peso, giorni di giacenza, destinazione. Senza quella riga, qualunque cifra ti arrivi descrive un negozio che non è il tuo.

Lo hai già visto. Cerchi i prezzi del magazzino ecommerce, apri tre pagine e trovi tre forchette con un «da» e un «a» così distanti che non dicono niente. Due negozi nello stesso magazzino, nello stesso mese, ricevono conti diversi: uno vende magliette piegate, l’altro lampade con il paralume. Le voci sono le stesse. Gli ordini le toccano in modo opposto.

La catena è una sola. Il dato dell’ordine diventa una voce di preventivo, la voce una riga in fattura, le righe sommate danno il costo per ordine, e quel costo ti dice cosa fare lunedì. Cifre non ne troverai. Troverai quali dati portare, dove si accumula la spesa e come leggere un preventivo senza farti fregare dall’unità di misura.

Cosa c’è in un preventivo di magazzino, in una volta sola

Un preventivo di magazzino e spedizioni mette in fila poche famiglie di voci. Ognuna dipende da una caratteristica diversa del tuo ordine.

• Ricezione della merce. Dipende da quante volte rifornisci e da quanta roba arriva a ogni carico.
• Stoccaggio. Dipende dai giorni di giacenza e dallo spazio occupato, misurato a posizione pallet, a metro cubo o a scaffale, secondo il fornitore.
• Prelievo e imballo. Dipende dalle righe per ordine, cioè da quanti prodotti diversi vanno presi dallo scaffale, e dal tempo per chiudere il collo.
• Materiali. Scatola, nastro, pluriball, riempimento: dipendono dalle dimensioni e dalla fragilità di quello che spedisci.
• Spedizione. Dipende da peso, dimensioni del collo, destinazione e corriere.
• Resi. Dipendono da quanti ne ricevi e da quanto controllo richiede ogni pacco aperto.
• Extra. Contrassegno, zone disagiate, minimi mensili: nel preventivo possono stare in una nota a piè di pagina, in fattura diventano una riga.

Sono sette voci, e nessuna pesa uguale in ogni negozio. Un prodotto piccolo e veloce passa soprattutto da prelievo e spedizione, un pezzo grande occupa spazio, un capo di abbigliamento può tornare indietro e caricare i resi. Un preventivo che parla soltanto di spazio e prelievo lascia fuori la spedizione.

Quale di queste voci pesa nel tuo negozio? Se non lo sai, ti manca il dato, e la sezione dopo dice quale.

I dati da mettere sulla stessa riga prima di chiedere un’offerta

Per ogni ordine di un campione, queste informazioni vanno sulla stessa riga. Senza, hai un preventivo e un addebito da pagare. Con, hai qualcosa su cui intervenire.

• SKU. Quale prodotto, o quale combinazione di prodotti, ha viaggiato in quell’ordine.
• Dimensioni del collo. Lunghezza, larghezza e altezza della scatola con cui è partito, non quelle del prodotto nudo.
• Peso reale e peso fatturato. Il primo lo leggi sulla bilancia, il secondo sulla fattura del corriere. Se non coincidono, ha deciso il volume al posto del peso: perché un pacco leggero può essere fatturato come uno molto più pesante lo spiega con il calcolo.
• Righe per ordine. Un ordine da una riga e uno da cinque non costano la stessa fatica a chi prepara.
• Giorni di giacenza. Da quanto quel prodotto sta fermo prima di essere venduto.
• Destinazione. CAP o zona, perché isole e zone disagiate cambiano il conto.
• Tasso di resi. Quanti pezzi di quel prodotto tornano indietro.

Tutto questo sta in un foglio. Prendi gli ultimi ordini, scegliendo sia quelli normali sia quelli che ti hanno dato più fastidio, e compila una riga ciascuno. Il peso fatturato lo recuperi dalle fatture dei corrieri. Le dimensioni le misuri sul collo vero, se non le hai mai registrate. È lavoro noioso. È anche l’unico che ti evita di discutere per settimane su una forchetta.

Dove si accumula il costo: cercalo in pochi prodotti, non in tutto il catalogo

Il costo non si spalma sul catalogo: si concentra. Ordina il foglio per costo decrescente e guarda le prime righe: è lì che sta il grosso, il resto fa da sfondo. Intervenire su tutto è un progetto che non finisce.

I posti dove guardare sono pochi. I prodotti voluminosi e leggeri, dove il peso fatturato supera quello reale. Gli SKU fermi, che occupano una posizione per mesi senza generare un ordine. Gli ordini con molte righe, che richiedono più passaggi tra gli scaffali e un collo più grande. Le destinazioni difficili: le spedizioni verso isole e zone disagiate sono un costo che può emergere dalla fattura e non dal preventivo. E i resi su certe categorie, dove taglia, colore o confezione aperta fanno tornare indietro più pacchi che altrove.

Guarda anche se la riga più cara è la spedizione e non il magazzino: succede, e un preventivo di magazzino non la mostra. Per la scomposizione generale delle voci c’è come si compongono i costi della logistica per un e-commerce; qui interessa la riga, non il quadro.

Per ogni ordine in testa cerca il fattore che pesa di più: formato, destinazione, giacenza o numero di righe. Se ne emerge uno solo, parti da quello.

Perché due preventivi con le stesse voci non si confrontano

Due preventivi con le stesse voci non si confrontano perché ogni voce ha la sua unità di misura, e l’unità decide quale dei tuoi ordini paga di più. Cambiano i divisori, gli scaglioni, gli arrotondamenti e i minimi.

Immagina un catalogo con due prodotti, inventato per l’occasione: una felpa che piegata sta in una busta e una lampada da tavolo in una scatola grande e leggera. L’offerta A fa pagare lo stoccaggio a posizione pallet e la preparazione a riga prelevata. L’offerta B fa pagare lo stoccaggio a metro cubo e la preparazione a collo.

Sullo stoccaggio, la posizione pallet la paghi intera anche se è mezza vuota: conviene quando la riempi, come con le felpe ben compattate. A metro cubo paghi il volume che occupi davvero, e le lampade, leggere ma ingombranti, pesano parecchio sul conto. Sulla preparazione, se i tuoi ordini hanno una riga sola, riga e collo coincidono e la differenza sparisce. Con tre righe in un solo collo, la tariffa a riga conta tre volte e quella a collo una.

Stesso catalogo, stesse voci, due conti diversi. L’offerta A premia chi vende molte felpe in ordini da una riga e penalizza chi vende lampade in ordini da tre. A questo si aggiungono gli scaglioni di peso, che possono arrotondare per eccesso, gli eventuali minimi mensili, che si pagano anche nei mesi fiacchi, e il costo del reso, che a volte è una voce a parte e a volte sta nascosto nel prelievo.

Riporta ogni offerta al costo per ordine, sul tuo campione. Prendi le righe del foglio, applica a ciascuna le regole dell’offerta A, poi quelle della B, e somma. Il confronto vero comincia dopo quel calcolo.

I rimedi che ti vendono come gratis e quanto costano davvero

Nessun rimedio sul costo è conveniente per definizione. Ognuno ha un prezzo suo, e il beneficio deve superarlo. A volte non lo supera. Sono quattro quelli che si sentono proporre.

Tagliare gli SKU a bassa rotazione. Liberi posizioni, ma perdi le vendite di quei prodotti, e chi li comprava magari comprava anche altro. Se poi li riordini, paghi di nuovo ricezione e trasporto.

Cambiare scatola. Una scatola più piccola riduce volume e peso fatturato. Ma devi comprarne una nuova, trovare dove tenere la scorta, e chi imballa ci mette più tempo se il prodotto entra giusto. Se la scatola è troppo stretta, aumentano i danni.

Accorpare gli ordini. Meno colli per cliente, ma il cliente riceve dopo. Se il tuo mercato si aspetta la consegna in fretta, perdi una vendita per risparmiare un collo.

Spostare lo stock più vicino al cliente. Consegne più corte, ma stock diviso in più posti: più complessità sul controllo giacenze, più rischio di avere il prodotto nel magazzino sbagliato.

Quale scegliere lo dice il foglio. Se la concentrazione sta nei prodotti ingombranti, guarda la scatola. Se sta nei fermi, il taglio. Per capire quali clienti o ordini non ripagano nemmeno la loro gestione, l’analisi del Cost to Serve parte da questi stessi dati.

Quando non conviene ancora affidare il magazzino a un fornitore

Con pochissimi ordini al mese può convenire ancora spedire da te. Se il fornitore prevede un minimo mensile, lo paghi comunque, anche nei mesi in cui il magazzino quasi non lavora per te.

Ci sono altri casi in cui aspettare può essere la scelta giusta. I prodotti su misura o fatti a mano, con tempi di lavorazione variabili, si adattano male a un magazzino che lavora a ritmo. I margini sottili: se togliendo spedizione e imballo non resta niente, il problema sta nel prezzo o nel prodotto, e cambiare chi prepara il pacco sposta poco. Un catalogo ancora instabile: se i prodotti cambiano ogni mese, ogni cambio ti costa ricezione e riorganizzazione dello stock.

Una soglia di ordini valida per tutti non esiste. Il criterio è uno solo. Calcola il costo per ordine esterno sul tuo campione, con le offerte che hai in mano. Poi calcola il tuo costo interno includendo il tempo tuo e di chi ti aiuta, valutato per quello che ti costerebbe sostituirlo. Se il primo non è più basso del secondo, aspetta. Se la differenza è piccola, considera anche cosa fai del tempo liberato. Per il confronto più largo c’è logistica interna o esterna.

Cosa chiedere a un fornitore prima di accettare l’offerta

Prima di accettare un’offerta chiedi, per ogni voce, in che unità è misurata e come si arrotonda. Le altre domande ne discendono.

• Qual è l’unità di misura di ogni voce: posizione pallet, metro cubo, collo, riga prelevata?
• Ci sono minimi mensili, e cosa succede nei mesi sotto il minimo?
• Come si arrotonda il peso, e sul peso reale o sul peso fatturato?
• Quali zone hanno supplementi, e dove li leggo prima della fattura?
• Come si gestiscono i resi, e quale esito vedo per ogni pacco?
• Come entrano gli ordini dal mio negozio e come si aggiornano le giacenze?
• Se vendo in contrassegno, si può fare?
• Se vendo anche nell’Est Europa, da quale magazzino parte l’ordine e come cambia il conto per destinazione?

Noi rispondiamo così. Il nostro servizio è sempre magazzino più spedizioni: ricezione, stoccaggio, prelievo, imballo, spedizione con tracciamento e resi. Si spedisce con decine di corrieri, e la scelta del vettore per ogni spedizione la fa la piattaforma. Le consegne coprono anche isole e zone disagiate, senza esclusioni. Gli ordini da Shopify e WooCommerce arrivano in automatico, insieme alle giacenze; da altri canali gli ordini possono entrare anche da file. Il contrassegno si può fare. I resi vengono ricevuti, controllati e rimessi a stock, con l’esito visibile in piattaforma.

Se vuoi il confronto completo sui criteri, c’è la guida su come scegliere un fornitore 3PL. Sui resi, come funzionano i resi in un magazzino esterno entra nei dettagli.

Due gesti che separano un preventivo da una decisione

Puoi scrivere a un fornitore «quanto costa?» e ricevere una forchetta. Poi un’altra da un secondo fornitore, un’altra dal terzo. Hai passato settimane a confrontare numeri che non partivano da nessun ordine tuo, e il conto vero lo scopri in fattura.

Oppure puoi presentarti con un campione di ordini veri su un foglio, ognuno con i suoi dati, e chiedere il costo di ciascuno. Hai così un costo per ordine confrontabile tra le offerte, e vedi subito dove si accumula la spesa. Il secondo gesto ti chiede più lavoro all’inizio. Il primo ti lascia a discutere di cifre che non parlano di te.

Domattina apri il gestionale, esporta gli ultimi ordini e aggiungi le colonne che mancano: dimensioni del collo, peso fatturato, righe, destinazione. Se un dato non lo trovi, è il primo da cominciare a registrare.

Richiedi una consulenza: raccontaci cosa spedisci e dove. Due o tre link dal tuo negozio bastano, i pesi li prendiamo noi.

Domande frequenti

Quanto costa un magazzino per ecommerce, e perché nessuno mi dà un prezzo preciso?

Perché il conto dipende dai tuoi ordini, non dal magazzino: dimensioni del collo, peso, righe per ordine, giorni di giacenza, destinazione e resi. Due negozi nello stesso magazzino ricevono conti diversi. Una cifra seria arriva solo da un campione dei tuoi ultimi ordini, ognuno con i suoi dati sulla stessa riga.

Da cosa è fatto il costo per ordine?

Da ricezione della merce, stoccaggio, prelievo e imballo, materiali, spedizione, resi ed extra come contrassegno, zone disagiate e minimi mensili. Ogni voce dipende da una caratteristica diversa dell’ordine, e in molti negozi la riga più cara è la spedizione, non lo spazio.

Perché due preventivi con le stesse voci non si confrontano?

Perché ogni voce può essere misurata in modo diverso: posizione pallet o metro cubo per lo stoccaggio, riga prelevata o collo per la preparazione, con scaglioni di peso, arrotondamenti e minimi diversi. La stessa offerta conviene a un catalogo e non a un altro. Si confrontano riportando ogni offerta al costo per ordine sul tuo campione.

Quali voci non vedo nel preventivo e trovo in fattura?

Di solito le extra: supplementi per isole e zone disagiate, peso fatturato diverso da quello reale per colpa del volume, minimi mensili non raggiunti, contrassegno e costo dei resi. Chiedi al fornitore dove si leggono prima della fattura.

Quando conviene ancora spedire da sé invece di usare un fornitore esterno?

Non esiste una soglia di ordini valida per tutti. Calcola il costo per ordine esterno sul tuo campione e confrontalo con il tuo costo interno, tempo tuo compreso. Aspetta se il primo non è più basso del secondo, se hai pochissimi ordini e un minimo mensile da pagare, se vendi prodotti su misura, se i margini sono sottili o se il catalogo cambia ogni mese.

Cambia qualcosa se vendo in Italia e in Est Europa?

Cambia la destinazione, e con lei corriere, supplementi e costo per ordine. Chiedi da quale magazzino parte l’ordine e come si calcola il conto per ogni paese. Il contrassegno si può fare, e le consegne coprono anche isole e zone disagiate, senza esclusioni.