¿Cuándo es obligatoria la presentación telemática en la Administración?

I. ¿En qué consiste la presentación telemática en la Administración?

La presentación telemática en la Administración es un procedimiento que permite a los usuarios enviar documentación y realizar trámites oficiales a través de internet. Para ello la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (denominada en lo sucesivo, Ley 39/2015), señala que quienes tienen capacidad de obrar ante las Administraciones Públicas, son titulares, en sus relaciones con ellas, del derecho a comunicarse con las Administraciones Públicas a través de un Punto de Acceso General electrónico de la Administración y a ser asistidos en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones Públicas.

II. ¿Cuándo es obligatoria la presentación telemática en la Administración?

La Ley 39/2015 señala cuándo es obligatoria la presentación telemática en la Administración, específicamente al mencionar que están obligados a la presentación telemática en la Administración y en todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:

1. Las personas jurídicas.
2. Las entidades sin personalidad jurídica.
3. Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
4. Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.
5. Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.

Ahora bien, en el caso de las personas físicas, estas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas.

III. ¿Qué se requiere para la presentación telemática en la Administración?

Para la presentación telemática en la Administración, se requiere:

1. Una identificación electrónica, como el DNI-e, certificado electrónico o credenciales de Cl@ve.
2. El programa AutoFirma para firmar los escritos.

IV. Mecanismo a través del cual se efectúa la presentación telemática en la Administración

La presentación telemática en la Administración se efectúa a través de un Registro Electrónico General con el que ha de disponer cada Administración y en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculada o dependiente a éstos.

En este caso, el Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada organismo. Tanto el Registro Electrónico General de cada Administración como los registros electrónicos de cada organismo cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal.

V. ¿Qué requisitos deberá contener la presentación telemática en la Administración?

Las solicitudes que se formulen en los casos cuando es obligatoria la presentación telemática en la Administración, deberán contener:

1. Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente.
2. Identificación del medio electrónico, o en su defecto, lugar físico en que desea que se practique la notificación. Adicionalmente, los interesados podrán aportar su dirección de correo electrónico y/o dispositivo electrónico con el fin de que las Administraciones Públicas les avisen del envío o puesta a disposición de la notificación.
3. Hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.
4. Lugar y fecha.
5. Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio.
6. Órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige y su correspondiente código de identificación.

No obstante, si algunos de los sujetos obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, presenta su solicitud presencialmente, las Administraciones Públicas, requerirán al interesado para que la subsane a través de su presentación electrónica. En ese sentido, a tales fines se considerará como fecha de presentación de la solicitud aquella en la que haya sido realizada la subsanación.

Asimismo, es importante mencionar que en aquellos casos en los cuales se deba llevar a cabo la presentación telemática en la Administración y los documentos hayan sido presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, los mismos deberán ser digitalizados, -entendiéndose por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico, en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento-, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.