Cada vez es más habitual que las empresas principales utilicen plataformas digitales para gestionar la documentación preventiva exigida a las empresas auxiliares. Estas plataformas no sustituyen su sistema de prevención, pero sí son una herramienta útil para organizar y demostrar su cumplimiento dentro de la CAE.
Estas herramientas permiten organizar, intercambiar y controlar la información necesaria de forma más ágil, especialmente cuando participan varias empresas en un mismo centro de trabajo. Por contra, cada empresa principal suele utilizar su propia plataforma digital de coordinación, lo que obliga a muchas empresas auxiliares a asumir el coste de acceso a múltiples sistemas distintos, cada uno con sus propias condiciones, formatos y particularidades de uso.
Si su empresa trabaja en centros ajenos, es probable que deba usar plataformas digitales para gestionar la coordinación. Conocer su utilidad le ayudará a cumplir con sus obligaciones de forma más ágil.
- Centralizan la documentación preventiva exigida (evaluaciones de riesgos, certificados, EPIs, formación, aptitudes médicas, etc.).
- Permiten a la empresa principal verificar que todo está en orden antes de autorizar el acceso al centro de trabajo.
- Automatizan avisos, vencimientos y actualizaciones, evitando olvidos o documentación caducada.
- Favorecen un mejor seguimiento de las obligaciones preventivas por ambas partes.
Recomendaciones prácticas
- Mantenga una organización interna clara de toda la documentación preventiva, de forma que pueda adaptarse fácilmente a los distintos formatos y requisitos.
- Valore si es necesario designar a una persona dentro de su empresa encargada de la gestión documental en estas plataformas, con el fin de evitar errores, duplicidades o retrasos en el acceso a los centros de trabajo.
- Revise frecuentemente la plataforma por si hay avisos o solicitudes pendientes.
- Cuantifique el costo del uso de la plataforma y el tiempo invertido y valore la conveniencia de incluir estos parámetros en la factura de sus servicios.
