Cómo reclamar facturas impagadas a la Administración Pública

I. ¿Qué es una factura impagada?

Una factura impagada es aquella que no se abona dentro del plazo acordado entre las partes o el establecido en la norma. Este plazo de pago, se encuentra, previsto -en términos generales- en el artículo 4 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (en adelante, Ley 3/2004 de medidas de lucha contra la morosidad), y de manera específica en el ámbito de las contrataciones públicas, en el artículo 198.4 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, (en adelante, LCSP) el cual establece que la Administración tendrá la obligación de abonar el precio dentro de los treinta días siguientes a la fecha de aprobación de las certificaciones de obra o de los documentos que acrediten la conformidad con lo dispuesto en el contrato de los bienes entregados o servicios prestados, por lo que, si transcurrido ese tiempo, la Administración no paga, la factura se considera impagada y se podrán ejercer las acciones administrativas y judiciales correspondientes, por lo que, es importante conocer cómo reclamar facturas impagadas a la Administración Pública.

II. ¿Cómo reclamar facturas impagadas a la Administración Pública?

Una vez transcurrido el plazo de 30 días previsto en el artículo 198.4 de la LCSP, sin haberse cumplido por parte de la Administración, la obligación de abonar el precio de la factura presentada, los contratistas, conforme a lo previsto en el artículo 199 de la LCSP, podrán reclamar por escrito a la Administración contratante el cumplimiento de la obligación de pago y, en su caso, de los intereses de demora.

Este escrito se acompañará, entre otros, de los siguientes documentos:

1. La factura emitida.
2. El justificante de presentación de la factura en el Punto General de entrada de facturas electrónicas.
3. La aprobación de las certificaciones de obra o de los documentos que acrediten la conformidad con lo dispuesto en el contrato de los bienes entregados o servicios prestados.
4. El acta de Junta general donde conste la aprobación de la reclamación ante la administración.

Ahora bien, si transcurrido un mes la Administración no hubiera dado respuesta a la reclamación administrativa ni efectuado el pago correspondiente, se entenderá reconocido el vencimiento del plazo de pago. En tal caso, los interesados podrán acudir a la vía judicial e interponer, con la preceptiva intervención de abogado y procurador, un recurso contencioso-administrativo frente a la inactividad de la Administración, solicitando incluso como medida cautelar el abono inmediato de la deuda.

En este caso, el órgano judicial adoptará la medida cautelar, cuando concurra el presupuesto base de la reclamación y la inactividad en el pago por parte de la Administración, salvo que:

1. La Administración acredite que no concurren las circunstancias que justifican el pago o,
2. La cuantía reclamada no corresponde a la que es exigible, en cuyo caso la medida cautelar se limitará a esta última.

En ese sentido, en el caso de estimación total de la pretensión de cobro, la sentencia condenará en costas a la Administración demandada.

Esta vía judicial también podrá utilizarse en aquellos casos en que la Administración, dentro del plazo legalmente previsto de 30 días, responda oponiéndose a la reclamación administrativa o estimándola sólo de manera parcial.

III. ¿Cuánto tiempo debe esperar una empresa para acudir a la vía judicial si la Administración no paga una factura derivada de un contrato público?

Con relación al tiempo que debe esperar una empresa para acudir a la vía judicial para reclamar facturas impagadas a la Administración Pública, a pesar de lo antes mencionado, nos encontramos que ha existido controversia, en cuanto a si, en el ámbito de las reclamaciones de abono del principal y/o intereses de demora derivados de contratos administrativos, el plazo para el nacimiento de la inactividad administrativa, y, por ende, para la posibilidad de acudir a la jurisdicción contencioso-administrativa, es el de tres meses fijado en el artículo 29.1 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, o el de un mes previsto en el artículo 199 de la LCSP, en ese sentido, la Sentencia Nº 449/2025 de la Sala Tercera de lo Contencioso-administrativo del Tribunal Supremo, de fecha 10 de abril de 2025 (rec.958/2022) Roj: STS 1724/2025 – ECLI:ES:TS:2025:1724, ha establecido, que en “…el ámbito de las reclamaciones de abono del principal y/o intereses de demora derivados de contratos administrativos a los que sean de aplicación los artículos (…) (ahora 198 y 199 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre), el plazo para el nacimiento de la inactividad administrativa, y, por ende, para la posibilidad de acudir a la jurisdicción contencioso-administrativa, no es el de tres meses fijado en el art. 29.1 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, sino el de un mes, contemplado en el (…) art. 199 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.”

Observamos entonces que, nos encontramos ante una regulación específica aplicable, pues, de modo preferente, como «lex specialis», respecto de la regla general del plazo de 3 meses reflejada en el 29 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa.

IV. Exigencia de los intereses de demora en los reclamos de facturas impagadas a la Administración Pública

El fundamento normativo que da lugar a la reclamación de intereses de demora a la Administración se encuentra previsto en los artículos 198.4 y 199 de LCSP donde se establece la obligación que tiene la Administración de abonar el precio dentro de los treinta días siguientes a la fecha de aprobación de las certificaciones de obra o de los documentos que acrediten la conformidad con lo dispuesto en el contrato de los bienes entregados o servicios prestados y si se demorase, deberá abonar al contratista, a partir del cumplimiento de dicho plazo de treinta días, los intereses de demora y la indemnización por los costes de cobro. No obstante, este derecho, -de cobro de intereses de demora-, surge en virtud de haberse cumplido las obligaciones contractuales y legales y al no haberse recibido a tiempo la cantidad debida, conforme a lo previsto en el artículo 6 de Ley 3/2004 de medidas de lucha contra la morosidad.

En este caso, a los fines de determinar la fecha de inicio para el cálculo de intereses de demora a la Administración, se tendrá en cuenta lo previsto en el artículo 198.4 de la LCSP, es decir, dos posibles situaciones:

1. Presentación de factura en plazo: en tal supuesto, los intereses comenzarán a devengarse a partir de los treinta días naturales desde la aprobación de las certificaciones de conformidad (Vid. STSJ Comunidad Valenciana, Sala de lo Contencioso-Administrativo, Sección 5ª, nº 784/2019, de 29 de octubre).
2. Presentación de factura fuera de plazo: por el contrario, en este segundo supuesto, los intereses no comenzarán a devengarse hasta transcurridos treinta días desde la presentación de la factura (vid. STSJ Madrid, Sala de lo Contencioso-Administrativo, Sección 3ª, nº 380/2018, de fecha 31 de mayo).

Siendo entonces el dies ad quem la fecha de pago de las facturas, esto es, la fecha en que el cesionario percibió, efectivamente, el importe de las cantidades adeudadas, y no aquélla en que se dispuso el pago por la Administración.

Ahora bien, en cuanto al IVA, tenemos que, una vez, incurso en mora, el cálculo de los intereses se efectúa sobre el total de la factura, esto es, sobre la cuantía referida a la contraprestación por el servicio prestado más el IVA devengado. En este caso, el “…IVA que figura en la factura o en la solicitud de pago equivalente es independiente de si, en la fecha en que se produce la demora en el pago, el sujeto pasivo ya ha abonado dicha cantidad a la Hacienda Pública” tal y como lo estableció la Sala de lo Contencioso del Tribunal Supremo, en Resolución 1614/2022, de fecha 5 de diciembre de 2022 (Recurso 5563/2020), con base en la interpretación del artículo 2.8 de la Directiva 2011/7, de 16 de febrero de 2011, que formulare la Sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, de 20 de octubre de 2022 (asunto C-585/20).

V. ¿Cuándo prescribe el derecho a reclamar facturas impagadas a la Administración Pública?

Si bien es cierto que en la normativa que regula los contratos públicos, específicamente, la LCSP, no contiene ninguna mención respecto de los plazos de prescripción para reclamar facturas impagadas a la Administración Pública o para ejercer el derecho a cobro de estas facturas, existen otras normas de derecho administrativo que si fijan estos plazos, como, sería el caso de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria que en el artículo 25 fija el plazo de prescripción de 4 años, siendo concretamente el apartado 1.a) del referido artículo, el “…que debe aplicarse para el ejercicio de acciones que impliquen la reclamación del cumplimiento de obligaciones derivadas de los contratos administrativos…” Tal y como lo ha establecido, la Sentencia núm. 646/2025 de la Sección Tercera de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Supremo de Justicia, de fecha 28 de mayo de 2025, (Roj: STS 2972/2025 – ECLI:ES:TS:2025:2972).

No obstante, el referido plazo se interrumpe con la reclamación por escrito de las facturas adeudadas.